Apostila

1. Ce este de fapt apostila ? 

2. Cine poate solicita apostila?

3. Pe ce documente se aplica apostila?

4. Tari semnatare ale Conventiei de la Haga.

5. Apostila pentru state membre ale Conventiei de la Haga.

6. Supralegalizarea pentru state ne-Membre ale Conventiei de la Haga.

 

 1. In prezent atunci cand vrem sa plecam in afara grenitelor tarii ne lovim din ce in ce mai mult de cuvantul apostila sau apostilarea actelor. Fie ca vrem sa mergem la studii, in vacanta cu masina, la munca sau dorim sa obtinem rezidenta ni se transmite’’ trebuie sa traduceti si sa apostilati urmatoarele documente ….‘’. Si atunci incepe calvarul ; incepem sa cautam pe internet sa ne documentam sa dam telefoane si in final intram in criza de timp. Ce este de fapt apostila ?

Folosirea unui act oficial intr-o altă tară decât cea în care a fost emis este conditionată de realizarea unei proceduri cum este cea a aplicării “apostilei” sau a supralegalizării.

Convenția internatională cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, care reglamentează aplicarea “apostilei”, are ca scop simplificarea procedurilor de recunoaștere a autenticității documentelor emise într-o țară în vederea folosirii lor într-o altă țară, pastrând totodată certitudinea legalității lor.Conform articolului 3 din Convenția de la Haga în statele semnatare “apostila” este singura formalitate care ar putea fi ceruta pentru a atesta veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe acest act,

Incepand cu 16 martie 2001, Romania a aderat la Conventia de la Haga, lucru care a simplificat foarte mult recunoasterea actelor romanesti in tarile membre ale respectivei conventii. Inainte de aderarea la aceasta conventie, pentru recunoasterea in strainatate a actelor romanesti, era nevoie de o procedura complicata pentru legalizarea actelor prin consulatele tarilor pentru care se dorea recunoasterea. Apostilarea a simplificat foarte mult aceasta procedura si consta in aplicarea unei stampile (apostila de la Haga) pe documente pentru a le autentifica / legaliza international.

Inainte de 01.Noiembrie.2004 in Romania existau doar 2 autoritati cu drept de apostilare: Ministerul de Externe si Ministerul de Justitie. Pe parcurs s-a incetatenit termenul de apostilare pentru documentele vizate de catre Ministerul Afacerilor Extene si termenul de supra-legalizare pentru apostilarile facute de catre Ministerul de Justitie. Dupa aceasta data procedura de apostilare / supralegalizare a trecut in competenta Prefecturilor respectiv a Tribunalelor.

Pentru recunoasterea internationala, actele oficiale administrative, dupa ce sunt apostilate la Institutia Prefectului se traduc in limba tarii de destinatie de catre un traducator autorizat, inclusiv apostila, dupa care se legalizeaza de catre un notar public. In final traducerea legalizata se supra-legalizeaza la Camera Notarilor Publici.

Incepand cu data de 21 mai 2010, apostila se elibereaza conform noilor instructiuni ale Ministrului Administratiei si Internelor nr.82/2010, publicate in Monitorul Oficial, Partea I, nr.213/06.04.2010

 


Activitatea privind eliberarea APOSTILEI se desfăşoară prin intermediul Birourilor apostilă organizate in incinta Prefecturilor judetene.

2. Aplicarea apostilei poate fi solicitata de:
a) titularul actului;
b) sotul/sotia titularului actului ori o ruda pâna la gradul II cu titularul actului;
c) alta persoana fizica, care prezinta procura notariala sau împuternicire avocatiala;
d) o persoana juridica care a încheiat cu titularul actului un contract având ca obiect realizarea în numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezinta delegatie în acest sens;
e) o misiune diplomatica sau un oficiu consular în România al unui stat semnatar al Conventiei, daca aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondenta atât a documentelor necesare eliberarii apostilei la institutia prefectului competenta, cât si a actelor pentru care s-a eliberat apostila catre titularul acestora.


În vederea eliberarii apostilei, solicitantul are obligatia de a prezenta actul de identitate si de a depune la biroul apostila al institutiei prefectului competente urmatoarele documente:
a) o cerere, indiferent de numarul actelor apartinând aceluiasi titular pentru care se solicita eliberarea apostilei;
b) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei, în original;
c) dovada achitarii taxelor.
În cazul în care se solicita eliberarea apostilei pentru acte apartinând mai multor titulari sau pentru acte ce urmeaza a fi folosite în mai multe state, solicitantul trebuie sa completeze câte o cerere pentru fiecare titular de act sau pentru fiecare stat în care urmeaza a fi folosit acel act.

 În cazul în care procura notariala prevazuta la alin. (2) lit. c) a fost întocmita pe teritoriul unui alt stat, este necesar ca aceasta sa îndeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa fie tradusa în limba româna si legalizata;
b) sa fie apostilata de autoritatile competente ale statului pe al carui teritoriu a fost întocmita.

 

3. Conform art. 1 din Conventia din 05/10/1961 – Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 408 din 26/08/1999 cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, incheiata la 5 octombrie 1961*) apostila se aplica actelor oficiale care au fost intocmite pe teritoriul unui stat contractant si care urmeaza sa fie prezentate pe teritoriul unui alt stat contractant.

Sunt considerate acte oficiale, in sensul prezentei conventii:

a) documentele care emana de la o autoritate sau de la un functionar al unei jurisdictii a statului, inclusiv cele care emana de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecatoresc;
b) documentele administrative;

c) actele notariale;

d) declaratiile oficiale, cum ar fi: cele privind mentiuni de inregistrare, viza de investire cu data certa si legalizari de semnatura, depuse pe un act sub semnatura privata.

Totusi prezenta conventie nu se aplica:

a) documentelor intocmite de agenti diplomatici sau consulari;

b) documentelor administrative care au legatura directa cu o operatiune comerciala sau vamala.

Se pot apostila doar documentele ce vor fi folosite in statele membre ale Conventiei de la Haga.

 

Cele mai frecvente tipuri de acte care se apostileaza / supralegalizeaza sunt enumerate mai jos :

 

Copii ale actelor originale şi traducerile legalizate la notar ( de exemplu, certificate de naştere, de casatorie, de deces, livrete de familie, diplome, caziere, dovezi de vaccinare, fişe medicale, foi matricole, programe analitice, adeverinţe medicale, etc.): Copiile şi traducerile legalizate la notar trebuie însotite de originale.  Diplomele, în original, vor fi vizate de ministerele care le-au emis, doar în cazul în care acest lucru este cerut la locul unde merge persoana – ambasade, consulate.

Hotărâri judecătoreşti (în original) emise de instanţele din circumscripţia teritorială a Tribunalului Bucureşti (respectiv judeţele din tara ) şi traducerile legalizate la notar; Hotarârile judecătoreşti trebuie să fie legalizate de instanţa care le-a pronuntat şi semnate cu numele în clar de către grefierul care legalizeaza hotărârea sau de către preşedintele instanţei ( de exemplu, grefier Ionescu Ioana sau preşedinte judecător Popescu Mihai) şi trebuie ştampilată cu ştampila de preşedinte. Nu se apostileaza copia după sentinţa civilă făcută la notar, ci numai eliberată de instanţă;

 declaraţii notariale – de celibat, acordul părinţilor la plecarea copiilor, etc. se apostilează originalul şi traducerea.;

Actele originale emise de Registrul Comerţului ( certificat constatator, etc.) se apostileaza originalul şi traducerea;

Actele originale care emană de la un executor judecătoresc şi alte înscrisuri.

 

 

4. Tari semnatare ale Conventiei de la Haga.

Lista cuprinzând statele în care, pentru a-si produce efecte juridice, actele notariale întocmite în România trebuie sa poarte apostila (sectiunile I si II pentru ca ambele cuprind state semnatare ale Conventiei de la Haga).

Sectiunea I cuprinde Statele membre al Conferintei de la Haga semnatare ale Conventiei nr.12/5.10.1961, iar Seciunea II cuprinde Statele nemembre ale Conferintei de la Haga semnatare

ale Conventiei nr.12/5.10.1961

In total statele semnatare ale Conventiei de la Haga din 5 Octombrie 1961 privind simplificarea procedurii supralegalizarii actelor ce vor fi folosite in strainatate, sunt in prezent in numar de 64 si in toate acestea un document apostilat va fi recunoscut fara a fi necesare alte proceduri suplimentare.

Pentru statele membre Haga, incepand cu data de 1 Septembrie 2005, apostilarea / supralegalizarea documentelor se va face de catre birourile specializate ale Prefecturilor, respectiv Tribunalelor din judetul respectiv.

Apostila garanteaza recunoasterea oficiala prin lege. Cu alte cuvinte, orice document cu apostila Conventiei de la Haga este automat recunoscut pentru folosirea fara alte cerinte in oricare dintre celelalte tari semnatare.

Documentele romanesti legalizate cu Apostila Conventiei de la Haga sunt recunoscute in oricare din tarile din lista de mai jos.

Va prezentam mai jos lista actualizata:

A

B

C

Albania
Africa de Sud
Andorra
Antigua si Barbuda
Argentina
Armenia
Australia
Austria
Azerbaidjan

Bahamas
Barbados

Belgia
Belize
Belarus
Bosnia - Hertegovina
Botswana
Brunei

Darussalam
Bulgaria

China (Hong Kong)
China ( Macao)
Columbia
Cook Islands
Croatia
Cipru
Cehia

Republica - Capului Verde

Coreea

Costa Rica

D

E

F

Dominica

Danemarca

Republica Dominicana

Ecuador
Estonia
Elvetia
El Salvador

Fiji
Finlanda
Franta

G

H

I

Germania
Grecia
Grenada

Georgia

Honduras

India
Irlanda

Islanda
Israel
Italia

J

K

L

Japonia

Kazahstan

Kyrgyzstan

Lituania
Letonia
Lesotho
Liberia
Liechtenstein
Luxemburg

M

N

O

R.Macedonia
Malawi
Malta
Mauritius
Marea Britanie si Irlanda de Nord
Marshal Island
Mexic
Monaco
Muntenegru

R. Moldova

Mongolia

Namibia
Norvegia
Niue
Noua Zeelanda

Nicaragua

Olanda

Oman

P

R

S

Panama
Polonia
Portugalia

Peru

Romania
Rusia

Saint Lucia
Saint Vincent and the Grenadines
St. Kitts and Nevis
Samoa
San Marino
Serbia
Seychelles
Slovacia
Slovenia
Spania
Surinam
Swaziland
Statele Unite ale Americii
Suedia

Sao Tome si Principe

 

T

U

V

Tonga
Triniadad si Tobago
Turcia

 

 

Ucraina
Ungaria

Uruguay

Uzbekistan

Venezuela

Vanuatu

5.  Apostilarea documentelor:

Institutiile care asigura apostilarea documentelor sunt: Prefectura, Tribunal, Camera Notarilor Publici.

 

PREFECTURA

La Prefectură, se apostileaza numai actele oficiale administrative. Verificati aici lista completă a actelor ce pot fi apostilate la Prefectură.

Apostila se poate obţine doar la Prefectura din judeţul în care se află domiciliul titularului sau sediul instituţiei emitente a actului.

Mențiune: Actele de studii pot fi apostilate pe original doar după ce au fost vizate anterior la instituția competentă din cadrul Ministerului Educației.

 

TRIBUNAL:

La Tribunal, APOSTILA se poate aplica doar pe originalele actelor emise de Ministerul Justiţiei (Judecătorii, Registrul Comerţului). Verificati aici lista completă a actelor ce pot fi apostilate la Tribunal.

Apostila la Tribunal se obţine numai în judeţul în care a fost emis actul.

 

CAMERA NOTARILOR:

La Camera Notarilor Publici, APOSTILA se aplică pe originalele actelor notariale, pe copii legalizate notarial şi traduceri legalizate notarial.

O traducere legalizată va putea fi apostilată doar dacă originalul actului tradus este emis de autoritățile române. Dacă vi se cere ca actul original să fie apostilat, acest lucru trebuie făcut înainte de efectuarea traducerii, pentru ca textul apostilei să fie prins în traducere.

 

6. Procedura de recunoastere a documentelor oficiale in tari care nu sunt membre ale Conventiei de la Haga, poarta numele de supralegalizare. Spre deosebire de apostilare, care este o procedura simplificata de recunoastere a documentelor prin aplicarea unei apostile, supralegalizarea documentelor pentru tarile nemembre Haga, presupune un traseu mult mai complex si care presupune un numar mult mai mare de vize si certificari din partea institutiile romane implicate, urmand ca in final, documentele sa poarte viza din partea ambasadelor si reprezentantelor consulare ale statelor in cauza.

Paşii care trebuie urmaţi pentru a obţine formalităţile complete sunt următorii:

- Vizarea originalelor la Ministerul Justiţiei / Ministerul Educației / Ministerul Sănătății / Ministerul Afacerilor Externe / Camera Notarilor Publici (în funcţie de tipul documentului);

- Traducerea autorizată în limba ţării în care va fi folosita sau într-o limbă de circulaţie internaţională, de către un traducător autorizat de Ministerul Justiţiei;

- Legalizarea semnăturii traducătorului de către un notar public;

- Supralegalizarea semnăturii şi sigiliului notarului prin Camera Notarilor Publici;

- Supralegalizarea sigiliului Camerei Notarilor prin Ministerul Afacerilor Externe;

- Supralegalizarea la secţia consulară a statului respectiv în România.

 

 - Actele de studii vor putea fi supralegalizate pe original prin Ministerul Afacerilor Externe doar după ce au fost vizate de către Ministerul Educaţiei.

- Actele emise de Ministerul Sănătății (certificate, recomandări) vor putea fi supralegalizate pe original prin Ministerul Afacerilor Externe doar după ce au fost vizate de către Direcția Juridic și Contencios din cadrul Ministerului Sănătății. Adeverintele medicale trebuie vizate de către Direcția Județeană de Sănătate înainte de a putea fi supralegalizate.

- Nu pot fi supralegalizate traduceri ale actelor sub semnătură privată.

- Pentru supralegalizarea prin Secţiile Consulare, tarifele, condiţiile şi termenele de predare diferă în funcţie de regimul de lucru al fiecărei ambasade. Vă rugăm să ne contactaţi şi vă vom informa concret.

Actele cele mai des solicitate pentru supralegalizare in tarile ne-membre Haga sunt cele pentru munca si rezidenta:

acte de studii: diploma de bacalaureat, certificate de calificare in diferite meserii, diplome de licenta) - pentru obtinerea contractelor de munca.

acte de stare civila: certificate de nastere, casatorie, sentinte de divort, atestate de cetatenie - pentru rezidenta si casatorie.

acte juridice: pentru deschidere de filiale si noi societati comerciale, procuri notariale.

Lista actualizata ale tarilor ne-membre ale conventiei de la Haga va este prezentata mai jos:

 

Algeria, Arabia Saudita, Afganistan, Africa Centrala, Brazilia, Bolivia, Bahrein, Bangladesh, Benin, Bolivia, Burkina Faso, Burundi, Butan, Chile, Canada, Republica Populara Chineza (cu exceptia Hong Kong si Macao), Costa Rica, Cambogia, Camerun, Ciad, Coasta De Fildes, Comore, Congo, Djibouti, Emiratele Arabe Unite, Egipt, Eritreea,

Etiopia, Filipine, Guatemala, Guineea, Gabon, Gambia, Ghana, Guineea Ecuatoriala, Guineea Bissau, Guyana, Haiti, Iordania, Indonezia, Irak, Iran, Jamaica, Kuweitt, Kenya, Kiribati, Liban, Laos, Libia, Malaezia, Maroc, Madascar, Mauritania, Micronezia, Myanmar, Nicaragua, Nigeria, Nauru, Nepal, Niger, Pakistan, Paraguay, Palau, Papua-Noua-Guinee, Qatar, Rwanda, Siria, Sri Lanka, Singapore, Senegal, Sierra Leone, Somalia, Sudan, Thailanda, Turkmenistan, Tadjukistan, Tanzania, Timor, Togo, Tuvalu, Uganda, Vietnam, Yemen, Zimbabwue, Zambia.

 

Noutati traduceri

04/10/2012 -  Incepand cu luna octombrie 2012 Biroul de Traduceri INOVA isi deschide un nou punct de lucru de trad ...  >> mai mult
23/08/2012 -  Incepand cu luna iunie 2012 ne-am deschis o noua locatie in Municipiul Cluj Napoca. Pentru traducer ...  >> mai mult
23/08/2012 -  Incepand cu luna mai 2012 ne-am deschis un nou birou de traduceri in Municipiul Iasi. Pentru traduce ...  >> mai mult

Servicii traduceri

Traduceri legalizate

De cate ori ati mers la judecatorie, administratia financiara, primarie, registrul comertului, banca ...  >> mai mult

Traduceri autorizate

Inainte sa efectuati o traducere verificati daca traducatorul respectiv este autorizat pentru a efec ...  >> mai mult

Facebook

Inova Creative Translations - centru de traduceri autorizate si legalizate modern care detine experienta si calificarea profesionala necesare satisfacerii nevoilor clientilor la cele mai inalte standarde.